Si en tu día a día es habitual tener que trabajar con contratos, seguro que en alguna ocasión has echado en falta una mejor organización, o incluso has tenido algún problema con algún proveedor por una mala interpretación, pasar por alto fechas de vencimiento, etc. En estos casos, la tecnología también puede ayudarnos con la gestión de todos nuestros contratos, como es el caso de R2 Docuo.
Llevamos tiempo hablando de la Inteligencia Artificial y vemos como cada vez se aplica a más ámbitos. Sin embargo, relacionada con algo tan delicado como la gestión de contratos empresariales, es algo relativamente nuevo y es precisamente ahí donde Docuo se ha consolidado como un referente, marcando un antes y un después para sus clientes. Te contamos cómo funciona de manera sencilla.
Así funciona Docuo
En el mejor de los casos tienes todos tus contratos clasificados por carpetas, por fecha, por nombre de proveedor, por categoría… Pero analicemos el tiempo que requiere tener que clasificar cada uno que llega, o el riesgo de que se nos pueda pasar información importante de alguno. Y no hablemos si es una empresa con un volumen alto donde cualquier incidente derivado de los contratos puede suponer un problema grande.
“Es tan sencillo como arrastrar todos los contratos a R2 Docuo para que se interpreten y clasifiquen de manera automática. Luego podemos interactuar con ellos para saber lo que necesitemos. “
R2 Docuo resuelve todo lo relacionado con la gestión de nuestros contratos y nos ayuda con la interpretación de los mismos. El funcionamiento del programa es tan sencillo como subir todos los contratos. Y nada más. Luego, él mismo se encarga de analizarlos utilizando la Inteligencia Artificial, uno por uno y en pocos segundos, y muestra la información más importante clasificada en columnas para poder conocer lo esencial de cada contrato de un simple vistazo.
En la primera columna, se muestra el estado en el que se encuentra el contrato: si está en vigor, inicio próximo o si ya está vencido. En la segunda columna se muestra el nombre del documento, con un código personalizado y un nombre normalizado para su clasificación. Debajo, aparece una breve descripción a modo de resumen sobre lo que trata. Muy útil si tenemos un volumen importante de proveedores y el nombre de la empresa no deja claro los servicios que presta. Las siguientes columnas recogen el importe del contrato y la fecha de inicio y final. Por último, la columna de la derecha hace referencia a la renovación del contrato, si está sujeta a renovación o si no es renovable. Todas estas columnas son personalizables y pueden mostrar la información que prefieras según tus necesidades.
Una vez cargados y clasificados todos los contratos, es facilísimo y muy intuitivo moverse por el menú de navegación, donde podremos filtrar resultados en función del campo que nos interese. Además, como R2 Docuo ordena y clasifica por carpetas y categorías todos los contratos, podremos olvidarnos de tener que almacenarlos en un servidor externo o en un disco duro físico. Al estar en la nube, podemos acceder en cualquier momento a cualquiera de nuestros contratos desde cualquier dispositivo, entrando simplemente con nuestro usuario de Docuo.
Como características adicionales, también puedes crear contratos fácilmente a través de plantillas Microsoft 365 y enviarlos automáticamente para su revisión y firma. R2 Docuo permite elegir el tipo de firma electrónica que necesites y es cien por cien legal, así que puedes despreocuparte también en este punto.
Interpretación y consulta del contrato usando la IA
Cuando abramos R2 Docuo y tengamos todos los contratos cargados, será el momento de ver, uno por uno, todo de lo que es capaz de hacer el software junto a la Inteligencia Artificial. La pantalla se divide en dos: a la derecha aparece la vista previa del contrato y a la izquierda, un chat donde podemos pedirle a la Inteligencia Artificial lo que queramos. Similar a ChatGPT.
“R2 Docuo utiliza la Inteligencia Artificial como si fuera un representante legal al que poder hacer preguntas sobre riesgos y explicaciones de puntos concretos de nuestros contratos.”
R2 Docuo funciona como un asistente legal al que podemos incluso preguntarle por una cláusula concreta en cualquier tipo de contrato, lo que resulta muy útil para no incurrir en incumplimientos normativos. O mejor todavía, una vez haya leído el contrato, preguntarle por explicaciones de cláusulas concretas o posibles riesgos asociados, por si algo no nos queda claro. ¿Te imaginas cuánto tiempo tardarías si tuvieras que extraer esta información uno a uno? Es tan sencillo como escribirlo en el cajón del chat de la parte izquierda, arriba nos aparecerá la explicación y en la parte derecha, podremos localizar el punto exacto en el que aparece la información que nos da, para así poder conocer el contexto.
Por último, R2 Docuo no sólo interpreta documentos de texto, también es capaz de interpretar imágenes. Esto es especialmente útil, por ejemplo, para conocer el contenido de contratos que han sido escaneados como archivo de imagen.
Tengo dudas y me gustaría verlo antes
Ningún problema. De hecho, es normal. Al fin y al cabo, estamos hablando de la parte documental más importante de nuestra empresa. De la clasificación e interpretación de nuestros contratos depende nuestro negocio, por lo que es lógico que existan algunas dudas sobre su funcionamiento.
En R2 Docuo te enseñan en una demo de 30 minutos todo lo que necesites saber sobre el producto. Sólo tienes que rellenar el formulario y uno de sus expertos se pondrá en contacto contigo. Pero vamos, tienes que saber que son muchísimas las empresas que ya confían en R2 Docuo, como el teleoperador DIGI, el grupo de supermercados IFA, la distribuidora de productos FNAC, etc. Como ves, se adapta a diferentes sectores sin problema.Una vez que estés convencido, puedes elegir varios planes de precios en función de tus necesidades.